Administration, Vertrieb, SCM
Analyse Phase
Die Phase starten wir mit der Zusammenstellung eines Key-User-Teams (Promotoren) in Zusammenarbeit mit dem Top-Management und einem Kick-Off-Meeting mit den ausgewählten Key-Usern.
Anschließend werden die ausgewählten Key-User von uns in der Lean Standard-Verfahrensweise „SIPOC“ geschult (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
In Zusammenarbeit mit den Key-Usern durleuchten wir die mit dem Top-Management abgestimmten Prozesse.
Das Ziel
Ziel ist die Lokalisierung und Quantifizierung von
- fehlender oder fehlerhafter Abbildung der Unternehmensprozesse
- Brüchen im Informationsfluss innerhalb und zwischen den Prozessen
- redundanter Informationshaltung innerhalb und zwischen den Prozessen
- fehlenden oder fehlerhaften Auswertungen, Workflows, Eskalationsmanagement zur Steuerung und Überwachung von Prozessen
- fehlenden oder fehlerhaften BI- oder KI-Funktionen zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Arbeit in den entsprechenden Prozessen
in den bestehenden Systemen.
Das Ergebnis (Lastenheft) ist:
- eine priorisierte Liste der möglichen Digitalisierungsmaßnahmen inkl. ROI-Betrachtung
- die Auswirkung einzelner Maßnahmen auf die bestehende Organisation und auf die Arbeitsanweisungen
- eine Schätzung über interne Aufwände zur Umsetzung einzelner Maßnahmen
- ein grober Zeitplan für die Umsetzung einzelner Maßnahmen
- ein Freigabeantrag für einzelne Maßnahmen.
Am Ende der abgestimmte Analysephase können wir ein Angebot für die Unterstützung (Projektmanagement) bei der Auswahl und Einführung möglicher Systemlieferanten für die Umsetzung der durch die Key-User beschriebenen Anforderungen abgeben.
Auswahl möglicher Systemlieferanten. Wie wir Sie unterstützen können
Die Phase startet mit der Festlegung von Anforderungen möglicher Lieferanten in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Key-Usern (Lieferanten-Screening).
Das Ergebnis ist eine Matrix mit möglichen Digitalisierungswerkzeug-Lieferanten als Vorbereitungsgrundlage einer Ausschreibung inklusive Ausschreibungsunterlagen.
In enger Zusammenarbeit mit Ihrem Einkauf schreiben wir die ausgewählten Lieferanten an und laden dieser zu einer initialen Vorstellung zusammen mit allen oder ausgewählten Key-Usern ein.
Eine Agenda für das Vorstellungs-Meeting erstellen wir in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und den Key-Usern. Das Ergebnis dieses Meetings ist ein abgestimmtes Verfahren zur Zusammenstellung einer Entscheidungsvorlage für das Top-Management.
Systemeinführung. Wie wir Sie unterstützen können
Standardmäßig übernehmen wir folgende Projektmanagement-Aufgaben bei der Systemeinführung:
- Aufstellung einer organisatorischen Projektorganisationsstruktur zur Sicherstellung der Lieferung der Ergebnisse in Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten, mit dem Top-Management und den Key-Usern
- Organisation eines Kick-Off- Meetings zur Vorstellung des Projekts durch den System-Anbieter im Unternehmen. Die Teilnehmer werden mit den Key-Usern und dem Top- Management abgestimmt.
- Ergänzung des Key-User-Kreises in Abstimmung mit dem Top-Management, um die Detailspezifikation (Pflichtenheft) sicherstellen zu können
- Organisation der Meetings in Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten und den Key-Usern, um die fachliche Detail-Spezifikation der Anforderungen ausarbeiten zu können
- Klärung in der Projektorganisation der fachlichen und organisatorischen offenen Punkte bzw. Change Request, die während der Systemeinführung entstehen können
- Organisation und Durchführung von Lenkungsausschuss-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten, um mit einem Statusbericht den Projektstand mit dem Lenkungsausschuss abzustimmen
- Unterstützung und Scherstellung der Integration der Software in die bestehende IT- Landschaft in Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten, den Key-Usern und der IT-Abteilung
- Unterstützung bei der Spezifikation der Migration und/oder Übernahme von vorhandenen Datenbeständen in Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten, den Key-Usern und der IT-Abteilung
- Unterstützung bei Spezifikation von Belegen, Instant-Reports, Dashboards und Datawarehause-Strukturen mit dem Systemlieferanten, den Key-Usern und der IT-Abteilung
- Unterstützung bei der Erstellung und/oder Durchführung von Test-Szenarien zur Abnahme der Software gemäß vorliegenden Spezifikationen für Prozesse und Datenmigration in Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Systemlieferanten
- Unterstützung bei der Koordination und Führung von Schulungen sowie bei der Inbetriebnahme der Software in Zusammenarbeit mit den Key-Usern und dem Systemlieferanten.
