Handel/Einzelhandel
Die rasante Entwicklung des Online-Händlers Amazon führt zu einem Umdenken in der Branche. Geschäftsprozesse müssen verschlankt werden, um Kapazitäten innerhalb der Organisation für die Entwicklung und Umsetzung von neuen Ideen zu schaffen.
Wichtige Voraussetzung für die Verschlankung der Prozesse ist die digitale Transformation innerhalb der administrativen Bereiche der Einzelhändler.
Das Problem:
Eine digitale Transformation erzeugt den erhofften Mehrwert nur dann, wenn die Anzahl der nicht wertschöpfenden Aktivitäten in den transformierten Prozessen auf ein Minimum reduziert oder beseitigt wird.
Herausforderung:
Die Prozesse müssen so strukturiert aufgenommen und dokumentiert werden, dass die nicht wertschöpfenden Aktivitäten von dem involvierten Teilnehmer leicht zu identifizieren sind.
Lösungsansatz (Lean SIPOC, RACI)
In Zusammenarbeit mit ausgewählten Key-Usern der Administration werden die Prozesse der administrativen Bereiche nach SIPOC-, RACI-Systematik in unterschiedlichen Kaizen-Workshops aufgenommen. Ein Ausschnitt der aufgenommenen und bewerteten Prozesse:
Einkaufen, Klärfälle prüfen, Reporting, Stammdaten bearbeiten, Umgang mit Pennern anweisen, Remission, Anlieferzone, Kasse, Inventur, Etikettendruck, Abholfach, Kassencockpit, Benutzerpflege, Berechtigungen, Neueröffnung Filiale, Materialanlage, technischer Support, Pflege Schnittstellen, Pflege Formulare, Content-Pflege, Bestellvorgang Webshop, interne Prozesse Webshop, Auftragsbearbeitung, Versandbearbeitung, Stammdatenverwaltung Kunden, Versandbearbeitung, Abo-Verwaltung, Lieferantenreklamation, Stammdatenverwaltung Service, Lager, Kundenaufträge Großhandel, Sortimentssteuerung, Konsignation, Festbezug, etc.
Das Ergebnis
Innerhalb von 30 – 40 Arbeitstagen für eine Organisation mit ca. 1200 MA werden:
- die Aktivitäten in den Prozessen dokumentiert und in „wertschöpfend“ bzw. „nicht wertschöpfend“ kategorisiert
- für die „nicht wertschöpfenden Aktivitäten“ die Prozesse auf dem Reißbrett (neues SOLL) so angepasst, dass diese Aktivitäten nicht mehr durchgeführt werden müssen
- Lean-PDCA („Plan Do Check Act“)-Projekte festgelegt, um die auf dem Reißbrett angepassten Prozesse in der Linien-Organisation transportieren zu können
- Schulungs- und Auditkonzepte definiert, um die Mitarbeiter in der Linien-Organisation in den neuen Prozessen qualifizieren und auditieren zu können.
