Administration, Vertrieb, IT
Analysephase
Die Analysephase zur Verschlankung der Prozesse der entsprechenden Organisationseinheit beginnt mit der Bildung eines Teams in Abstimmung mit dem Topmanagement.
Anschließend werden die ausgewählten Key-User von uns in der Lean Standard-Verfahrensweise „SIPOC“ geschult (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
Das Verfahren
Die Prozesse werden in Zusammenarbeit mit dem Team in Excel aufgenommen:
- Wer liefert die notwendigen Informationen für den Prozess (Supplier)?
- Welche Informationen in welcher Form werden benötigt?
- Was wird konkret gemacht?
- Wie wird es getan und warum?
- Wieviel Zeit benötigt man zum Abschluss der Aktivität (Aufwand, Dauer)?
- Welche Informationen werden in welcher Form zum Prozessende erzeugt?
- Wer konsumiert diese Information (Customer)?
Die Verantwortlichkeiten bei der Umsetzung einzelner Aktivitäten im Prozess werden mit dem RACI- Model abgebildet.
Die aufgenommenen Aktivitäten werden von uns (treibend) in Zusammenarbeit mit dem Team in „wertschöpfend“ oder „nicht wertschöpfend“ kategorisiert.
Das Ergebnis für Sie: Ein abgestimmtes Sparpotential. Die dazu benötigten Veränderungen können in verschiedenen Projekten umgesetzt werden.
Verbesserungsphase
Die Herausforderung in dieser Phase ist der Widerstand der Organisationen gegenüber Veränderungen.
Unser Lean-Ansatz ist nicht: „Wie verändern wir etwas zum Besseren?“, sondern „Was hindert uns daran, es anders (besser) auszuprobieren?“. Das entspricht dem Lean-PDCA-Ansatz.
Wir erstellen mit dem Team eine priorisierte Liste von PDCA-Projekten wobei das Ernten der „low-hanging-fruits“ eine entscheidende Rolle bei der Priorisierung spielt. Diese werden mit Ihnen abgestimmt.
Aus unserer Erfahrung ergeben sich meistens folgende PDCA-Verbesserungsprojekte:
- 5S (Reduktion der Suchzeiten für Verantwortlichkeiten und Informationen, fehlendes oder fehlerhaftes Ablagesystem für Mails und Dateien)
- Einführung von Eskalationsregeln in der Organisation bei Terminüberschreitungen
- Reduktion von fehlender oder fehlerhafter Informationsübergabe zwischen den Prozessen
- Reduktion von Informationsabbrüchen (Workflow) im vorhandenen ERP-System
- Reduktion von Excellisten zur Auswertung, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungen
- Reduktion von fehlenden oder fehlerhaften Prozessaudits
